LeadSphere Privacy Policy & GDPR Notice

This Privacy Policy describes how LKV Trade s.r.o. (“LeadSphere”, “we”, “our”) collects, processes, stores, shares, and protects personal data in connection with LeadSphere services provided via www.leadspherehq.com and related business activities.

1. Controller Identification

Controller:
LKV Trade s.r.o.
Registered Address: Chrastie 3909/2A, Slovakia
Company ID: 53 025 776
Email: hello@leadspherehq.com
Website: www.leadspherehq.com

This Privacy Policy is prepared in accordance with:
• Regulation (EU) 2016/679 (GDPR),
• Slovak Act No. 18/2018 Coll. on Personal Data Protection,
• applicable European Union data protection legislation,
• and related Slovak legal requirements.

2. Scope of This Privacy Policy

This Privacy Policy applies to:
• visitors of www.leadspherehq.com,
• business clients,
• sample request users,
• onboarding forms,
• business communication,
• LeadSphere service delivery,
• and related B2B intelligence activities.

LeadSphere services are intended exclusively for B2B/business purposes.

3. Categories of Personal Data

Depending on the interaction and service scope, LeadSphere may process:
• company name,
• company website,
• company address,
• generic company email addresses,
• professional business email addresses,
• names of company representatives,
• job titles,
• LinkedIn profile URLs,
• market and business segment information,
• communication history,
• billing and payment information,
• IP addresses,
• cookies and analytics-related identifiers.

LeadSphere does not intentionally process sensitive personal data under Article 9 GDPR.

4. Sources of Data

Personal data may be obtained:
• directly from users,
• through website forms,
• from publicly accessible company websites,
• from publicly available professional networking platforms,
• from business directories,
• through manual business research,
• through AI-assisted research technologies,
• through Google search,
• through publicly available business intelligence sources,
• and through third-party enrichment providers such as Hunter.io.

LeadSphere processes only information reasonably relevant for B2B business communication, market research, partnership discovery, and lead intelligence purposes.

5. Purposes of Processing

LeadSphere may process personal data for:
• responding to inquiries,
• processing sample requests,
• providing LeadSphere services,
• creating market analysis and competitor analysis,
• preparing B2B lead intelligence deliverables,
• identifying relevant business contacts,
• processing payments,
• customer support,
• fraud prevention,
• website security,
• analytics,
• and compliance with legal obligations.

6. Legal Basis for Processing

Personal data may be processed under the following legal bases:
• Article 6(1)(b) GDPR – contractual necessity,
• Article 6(1)(c) GDPR – legal obligation,
• Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest,
• Article 6(1)(a) GDPR – consent where required by law.

Legitimate interests may include:
• B2B lead identification,
• business networking,
• business communication,
• market research,
• partnership identification,
• fraud prevention,
• cybersecurity,
• service improvement,
• and business development.

LeadSphere performs reasonable balancing between legitimate business interests and rights of data subjects.

7. Professional Business Contact Data

LeadSphere services may include processing of professional business contact information relating to company representatives, managers, founders, executives, or decision-makers.

Such processing is limited to:
• professional/business context,
• publicly available or lawfully obtained business information,
• information relevant to B2B cooperation,
• and commercially reasonable business purposes.

LeadSphere does not intentionally process:
• private personal emails,
• private social media content,
• personal consumer profiling,
• or non-business sensitive information.

LeadSphere does not operate as a consumer data broker. LeadSphere provides business intelligence and market research services.

8. Sharing of Personal Data

LeadSphere may share personal data:
• with business clients as part of agreed deliverables,
• with payment providers,
• with hosting or cloud providers,
• with email and productivity providers,
• and with service providers supporting LeadSphere operations.

Data are shared only to the extent reasonably necessary for service provision or legitimate business purposes.

9. International Data Transfers

Certain service providers used by LeadSphere may process data outside the European Economic Area.

Where international transfers occur, LeadSphere relies on:
• Standard Contractual Clauses (SCC),
• adequacy decisions,
• or other lawful GDPR transfer mechanisms.

LeadSphere takes reasonable steps to ensure adequate protection of transferred personal data.

10. Payment Processing

Payments are processed by external payment providers including Stripe.

LeadSphere does not store complete payment card details.

Payment providers process payment-related data according to their own privacy and security frameworks and applicable PCI-DSS standards.

11. Service Providers and Subprocessors

LeadSphere may use third-party providers including:
• Stripe,
• Google Workspace / Gmail,
• Google Drive,
• ChatGPT / AI-assisted technologies,
• Hunter.io,
• LinkedIn,
• cloud and productivity providers,
• analytics and hosting providers.

LeadSphere requires reasonable contractual and security safeguards from relevant providers.

12. Data Retention

Personal data are retained only for as long as reasonably necessary for:
• service delivery,
• contractual purposes,
• legal compliance,
• fraud prevention,
• dispute resolution,
• legitimate business interests,
• and business records management.

Retention periods may vary depending on the type of data and applicable legal obligations.

13. Rights of Data Subjects

Data subjects may exercise rights under GDPR including:
• right of access,
• right to rectification,
• right to erasure,
• right to restriction of processing,
• right to object,
• right to data portability,
• right to withdraw consent,
• and right to lodge a complaint with a supervisory authority.

Requests may be submitted to:
hello@leadspherehq.com

14. Data Security

LeadSphere implements reasonable technical and organizational measures designed to protect personal data against:
• unauthorized access,
• disclosure,
• misuse,
• accidental loss,
• destruction,
• or unlawful processing.

Security measures may include:
• password protection,
• restricted access,
• secure cloud storage,
• encrypted communications where appropriate,
• backups,
• and internal access management.

No electronic storage or transmission system can guarantee absolute security.

15. Cookies and Analytics

LeadSphere may use:
• essential cookies,
• analytics cookies,
• security-related cookies,
• and functionality cookies.

Users may manage cookies through browser settings or cookie preferences tools where applicable.

16. Marketing Communication

LeadSphere may send business-related communication:
• where consent has been obtained,
• where permitted under applicable B2B communication laws,
• or where another lawful basis applies.

Recipients may object to marketing communication at any time.

17. Data Breach Procedures

In the event of a personal data breach, LeadSphere may:
• investigate the incident,
• implement remediation measures,
• notify relevant authorities where legally required,
• notify affected parties where required,
• and document corrective actions.

18. Data Minimization

LeadSphere processes only personal data reasonably necessary for:
• business communication,
• market research,
• B2B intelligence,
• and service delivery purposes.

19. Children’s Privacy

LeadSphere services are not intended for individuals under 18 years of age.

LeadSphere does not knowingly collect personal data from children.

20. Changes to This Policy

LeadSphere reserves the right to update this Privacy Policy in response to:
• legal changes,
• operational changes,
• technological developments,
• or changes in processing activities.

Updated versions will be published on www.leadspherehq.com.

21. Contact Information

For privacy-related questions or requests, contact:

LKV Trade s.r.o.
Email: hello@leadspherehq.com
Website: www.leadspherehq.com

This document is intended as a practical and proportionate GDPR and privacy framework for LeadSphere’s B2B business intelligence model.

LeadSphere – Zásady ochrany osobných údajov a GDPR

Tieto Zásady ochrany osobných údajov popisujú, akým spôsobom spoločnosť LKV Trade s.r.o. („LeadSphere“, „my“, „naše“) zhromažďuje, spracúva, uchováva, zdieľa a chráni osobné údaje v súvislosti so službami LeadSphere poskytovanými prostredníctvom www.leadspherehq.com a súvisiacimi obchodnými aktivitami.

1. Identifikácia prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ:
LKV Trade s.r.o.
Sídlo: Chrastie 3909/2A, Slovensko
IČO: 53 025 776
Email: hello@leadspherehq.com
Webová stránka: www.leadspherehq.com

Tieto Zásady ochrany osobných údajov boli vypracované v súlade s:
• Nariadením (EÚ) 2016/679 (GDPR),
• zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov,
• príslušnými právnymi predpismi Európskej únie v oblasti ochrany údajov,
• a súvisiacimi právnymi požiadavkami Slovenskej republiky.

2. Rozsah týchto zásad ochrany osobných údajov

Tieto Zásady ochrany osobných údajov sa vzťahujú na:
• návštevníkov stránky www.leadspherehq.com,
• obchodných klientov,
• používateľov formulárov pre sample,
• onboarding formuláre,
• obchodnú komunikáciu,
• poskytovanie služieb LeadSphere,
• a súvisiace B2B analytické a informačné aktivity.

Služby LeadSphere sú určené výlučne na B2B obchodné účely.

3. Kategórie osobných údajov

V závislosti od typu interakcie a rozsahu služby môže LeadSphere spracúvať:
• názov spoločnosti,
• webovú stránku spoločnosti,
• adresu spoločnosti,
• všeobecné firemné emailové adresy,
• profesionálne pracovné emailové adresy,
• mená zástupcov spoločností,
• pracovné pozície,
• URL odkazy na LinkedIn profily,
• informácie o trhu a obchodnom segmente,
• históriu komunikácie,
• fakturačné a platobné údaje,
• IP adresy,
• cookies a analytické identifikátory.

LeadSphere úmyselne nespracúva osobitné kategórie osobných údajov podľa článku 9 GDPR.

4. Zdroje údajov

Osobné údaje môžu byť získané:
• priamo od používateľov,
• prostredníctvom webových formulárov,
• z verejne dostupných firemných webových stránok,
• z verejne dostupných profesionálnych networking platforiem,
• z obchodných adresárov,
• prostredníctvom manuálneho obchodného výskumu,
• prostredníctvom technológií podporovaných umelou inteligenciou,
• prostredníctvom vyhľadávania Google,
• z verejne dostupných business intelligence zdrojov,
• a prostredníctvom tretích strán poskytujúcich enrichment služby, napríklad Hunter.io.

LeadSphere spracúva iba informácie primerane relevantné pre B2B obchodnú komunikáciu, prieskum trhu, identifikáciu partnerstiev a business intelligence účely.

5. Účely spracúvania

LeadSphere môže spracúvať osobné údaje za účelom:
• odpovedania na dopyty,
• spracovania žiadostí o sample,
• poskytovania služieb LeadSphere,
• vytvárania analýz trhu a konkurencie,
• prípravy B2B business intelligence výstupov,
• identifikácie relevantných obchodných kontaktov,
• spracovania platieb,
• zákazníckej podpory,
• prevencie podvodov,
• bezpečnosti webovej stránky,
• analytiky,
• a plnenia zákonných povinností.

6. Právny základ spracúvania

Osobné údaje môžu byť spracúvané na základe:
• článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy alebo predzmluvné vzťahy,
• článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR – zákonná povinnosť,
• článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem,
• článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR – súhlas, ak to vyžaduje zákon.

Oprávnený záujem môže zahŕňať:
• identifikáciu B2B leadov,
• obchodný networking,
• obchodnú komunikáciu,
• prieskum trhu,
• identifikáciu partnerstiev,
• prevenciu podvodov,
• kybernetickú bezpečnosť,
• zlepšovanie služieb,
• a obchodný rozvoj.

LeadSphere vykonáva primerané vyvažovanie medzi oprávnenými obchodnými záujmami a právami dotknutých osôb.

7. Profesionálne obchodné kontaktné údaje

Služby LeadSphere môžu zahŕňať spracúvanie profesionálnych obchodných kontaktných údajov týkajúcich sa zástupcov spoločností, manažérov, zakladateľov, vedúcich pracovníkov alebo rozhodovacích osôb.

Takéto spracúvanie je obmedzené na:
• profesionálny alebo obchodný kontext,
• verejne dostupné alebo zákonne získané obchodné informácie,
• informácie relevantné pre B2B spoluprácu,
• a komerčne primerané obchodné účely.

LeadSphere úmyselne nespracúva:
• súkromné osobné emailové adresy,
• súkromný obsah sociálnych sietí,
• spotrebiteľské profilovanie,
• ani citlivé neobchodné údaje.

LeadSphere nevystupuje ako sprostredkovateľ spotrebiteľských databáz. LeadSphere poskytuje business intelligence a služby prieskumu trhu.

8. Zdieľanie osobných údajov

LeadSphere môže zdieľať osobné údaje:
• s obchodnými klientmi v rámci dohodnutých výstupov,
• s poskytovateľmi platieb,
• s poskytovateľmi hostingu alebo cloudových služieb,
• s poskytovateľmi emailových a produktívnych služieb,
• a s poskytovateľmi služieb podporujúcich fungovanie LeadSphere.

Údaje sú zdieľané iba v rozsahu primerane nevyhnutnom na poskytovanie služieb alebo oprávnené obchodné účely.

9. Medzinárodné prenosy údajov

Niektorí poskytovatelia služieb používaní spoločnosťou LeadSphere môžu spracúvať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

Ak dochádza k medzinárodným prenosom údajov, LeadSphere využíva:
• štandardné zmluvné doložky,
• rozhodnutia o primeranosti,
• alebo iné zákonné mechanizmy prenosu podľa GDPR.

LeadSphere prijíma primerané opatrenia na zabezpečenie adekvátnej ochrany prenášaných osobných údajov.

10. Spracovanie platieb

Platby sú spracúvané externými poskytovateľmi platieb vrátane Stripe.

LeadSphere neuchováva kompletné údaje o platobných kartách.

Poskytovatelia platieb spracúvajú údaje súvisiace s platbami podľa vlastných pravidiel ochrany súkromia, bezpečnostných rámcov a príslušných štandardov PCI-DSS.

11. Poskytovatelia služieb a sprostredkovatelia

LeadSphere môže využívať tretie strany vrátane:
• Stripe,
• Google Workspace / Gmail,
• Google Drive,
• ChatGPT a technológie podporované umelou inteligenciou,
• Hunter.io,
• LinkedIn,
• cloudových a produktívnych služieb,
• analytických a hostingových služieb.

LeadSphere vyžaduje od relevantných poskytovateľov primerané zmluvné a bezpečnostné záruky.

12. Doba uchovávania údajov

Osobné údaje sú uchovávané iba po dobu primerane nevyhnutnú na:
• poskytovanie služieb,
• zmluvné účely,
• plnenie zákonných povinností,
• prevenciu podvodov,
• riešenie sporov,
• oprávnené obchodné záujmy,
• a správu obchodných záznamov.

Doba uchovávania sa môže líšiť v závislosti od typu údajov a platných právnych požiadaviek.

13. Práva dotknutých osôb

Dotknuté osoby môžu uplatniť práva podľa GDPR vrátane:
• práva na prístup,
• práva na opravu,
• práva na vymazanie,
• práva na obmedzenie spracúvania,
• práva namietať,
• práva na prenosnosť údajov,
• práva odvolať súhlas,
• a práva podať sťažnosť dozornému orgánu.

Žiadosti je možné zasielať na:
hallo@leadspherehq.com

14. Bezpečnosť údajov

LeadSphere implementuje primerané technické a organizačné opatrenia určené na ochranu osobných údajov pred:
• neoprávneným prístupom,
• zverejnením,
• zneužitím,
• náhodnou stratou,
• zničením,
• alebo nezákonným spracúvaním.

Bezpečnostné opatrenia môžu zahŕňať:
• ochranu heslami,
• obmedzený prístup,
• bezpečné cloudové úložiská,
• šifrovanú komunikáciu, ak je to primerané,
• zálohovanie,
• a interné riadenie prístupov.

Žiadny elektronický systém uchovávania alebo prenosu údajov nemôže zaručiť absolútnu bezpečnosť.

15. Cookies a analytika

LeadSphere môže používať:
• nevyhnutné cookies,
• analytické cookies,
• bezpečnostné cookies,
• a funkčné cookies.

Používatelia môžu cookies spravovať prostredníctvom nastavení prehliadača alebo nástrojov na správu cookies, ak sú dostupné.

16. Marketingová komunikácia

LeadSphere môže zasielať obchodnú komunikáciu:
• ak bol udelený súhlas,
• ak to umožňujú príslušné právne predpisy pre B2B komunikáciu,
• alebo ak existuje iný zákonný právny základ.

Príjemcovia môžu kedykoľvek namietať proti marketingovej komunikácii.

17. Postupy pri narušení ochrany údajov

V prípade narušenia ochrany osobných údajov môže LeadSphere:
• preveriť incident,
• prijať nápravné opatrenia,
• informovať príslušné orgány, ak to vyžaduje zákon,
• informovať dotknuté osoby, ak je to potrebné,
• a zdokumentovať prijaté opatrenia.

18. Minimalizácia údajov

LeadSphere spracúva iba osobné údaje primerane nevyhnutné pre:
• obchodnú komunikáciu,
• prieskum trhu,
• business intelligence,
• a poskytovanie služieb.

19. Ochrana detí

Služby LeadSphere nie sú určené osobám mladším ako 18 rokov.

LeadSphere vedome nezhromažďuje osobné údaje detí.

20. Zmeny týchto zásad

LeadSphere si vyhradzuje právo aktualizovať tieto Zásady ochrany osobných údajov v prípade:
• legislatívnych zmien,
• prevádzkových zmien,
• technologického vývoja,
• alebo zmien v spracovateľských činnostiach.

Aktualizované verzie budú zverejnené na www.leadspherehq.com.

21. Kontaktné údaje

V prípade otázok alebo žiadostí týkajúcich sa ochrany osobných údajov kontaktujte:

LKV Trade s.r.o.
Email: hello@leadspherehq.com
Webová stránka: www.leadspherehq.com